O ciclo de vida de vida dos documentos – A teoria das três idades

O ciclo de vida de vida dos documentos – A teoria das três idades

A vida dos documentos tem três períodos:

• ativos
• semiativos
• inativos

O período ATIVO diz respeito ao período em que este se conserva no arquivo corrente de uma instituição. É o período durante o qual os documentos ativos são indispensáveis a manutenção das atividades cotidianas de um administrador. Com utilização freqüente, devem permanecer o mais perto possível do utilizador ou, em caso de encontrarem em ambiente informático, ser de fácil e rápida acessibilidade.

Quando termina o seu período de atividade, os documentos tornam-se SEMIATIVOS, entrando no segundo período da sua vida, o período da semi-atividade pressupõe que os documentos devem ser conservados em arquivo intermédio por razões administrativas, legais ou financeiras, mas não tem de ser usados para assegurar a atividade cotidiana de uma administração.

Após o período de semiativos,os documentos passam p/ o período de inatividade,no qual os documentos inativos deixam de ter valor previsível para a organização que os produziu.É o período que se determina a eliminação ou conservação como arquivo definitivo(permanente),ou seja,é o período em que se determina o valor de testemunho e informativo de um documento.

A teoria das 3 idades dos documentos tenta determinar qual o ciclo vital dos documentos partindo da sua freqüência de utilização e do seu valor probatório,informativo e testemunhal.

Tipos de Arquivos

• Arquivo Corrente- é constituído de documentos vigentes,usado com freqüência.

O arquivo corrente tem valor primário ou administrativo ele caracteriza-se por estar vinculado aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos em virtude das atividades pertinentes, outra peculiaridade é o seu uso constante dentro do órgão que o produziu.

Ex: os processos em andamento dentro de um órgão público, os memorandos, as circulares e etc.

• Arquivo Intermediário- é constituído  por documentos vigentes ,com prazo precaucional longo e de referencia  ocasional e pouca freqüência de uso,com acesso publico mediante autorização do órgão produtor.

Também denominado de arquivo secundário trata-se do conjunto de documentos oriundos do arquivo corrente que estão com baixo freqüência de uso, aguardando sua destinação final podendo ser destacado ou recolhido para arquivo permanente.

Ex: regulamentos.

• Arquivo Permanente – é constituído de documentos que perderam a vigência administrativas porem são providos de valor secundário.eles formam os arquivos históricos.

É o conjunto de documentos arquivados em caráter definitivo devido ao seu valor histórico, informativo ou probatório, por isso, estes documentos não podem ser destacados.

A passagem dos documentos de um arquivo para o outro:

CORRENTE  →  INTERMEDIÁRIO  =  TRANSFERÊNCIA

INTERMEDIÁRIO   →   PERMANENTE  =  GUARDA OU RECOLHIMENTO

CORRENTE    →    PERMANENTE

Protocolo/Recepção de documentos

A entrada de documentos na instituição é realizada pelo setor de protocolo ao qual compete, entre outras incumbências, receber os documentos e fomentar a sua  expedição e tramitação.

Todos os documentos ou processos, para entrarem em autarquias instituições e outros serão recebidos obrigatoriamente pelo setor de protocolo ou pelas unidades protocolizadas.

O prazo para permanência de documentos e processos no setor de protocolo será 48 horas contadas a partir da data e hora de seu recebimento.

Eles (documentos) devem ser registrados

O registro de documentos por protocolização consiste em gravar no documento o numero do registro de entrada, data e horário, por meio de carimbo ou aparelho protocolizado.

Documento de natureza particular (panfletos, prospecto, avisos convites, informes publicitários, faturas, nota fiscais, duplicatas, extrato e aviso bancário) não devem ser registrados, mais encaminhados diretamente aos destinatários, salvo se implicarem decisão administrativa.

Arquivar

Arquivar não é apenas organizar fisicamente os documentos produzidos por uma instituição, mais é principalmente, a sua organização lógica funcional.

Arquivar, portanto, é organizar a documentação produzida e recebida por uma instituição de forma que a informação nela contida possa ser resgatada com agilidade.

Os documentos produzidos por uma instituição podem receber ainda outra divisão, de acordo com a função que nela exerce. Assim, podem ser documentos de atividade meio ou documentos de atividade fim.

• Documentos de atividade meio: documentos que refletem um conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para auxiliar e realizar o desempenho de suas atribuições específicas, o que resulta na acumulação de documentos de caráter instrumental e acessório.

Ex: freqüência de funcionário, notas fiscais, livros contábeis, etc.

• Documentos de atividades fim: documentos que refletem o conjunto de operações que a instituição leva a efeito para desempenho de suas atribuições específicas, o que resulta na acumulação de documentos de caráter substantiva para seu funcionamento.

Ex: prontuários médicos, autos de infração, boletins de ocorrências, etc.

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Compras Empresariais

Compras Empresariais

As formas mais comuns são as solicitações de compras (ou requisição de compras).

*MRP (materials requeriment planning ou planejamento das necessidades de materiais), é a técnica que permite determinar as necessidades de compras dos materiais, que serão utilizadas na fabricação de certo produto.

*Just-in-time é um método de produção com o objetivo de disponibilizar os materiais requeridos pela manufatura apenas quando forem necessários p/ que o custo de estoque seja menor. É suprir produtos p/ linha de produção, depósito ou cliente apenas quando eles são necessários.

*Reposição Periódica ou intervalo padrão, é quando decorrido um intervalo de tempo preestabelecido, um novo pedido de compra para certo item de estoque é emitido. Para determinar quanto deve ser comprado no dia da emissão do pedido, verifica-se a quantidade ainda disponível no estoque, comprando-se o que falta para atingir um estoque Maximo também previamente determinado.

*Reposição contínua ou sistema do ponto de pedido ou lote padrão é o mais popular método utilizado nas fábricas e consiste em disparar o processo de compra quando o estoque de certo item atingir um nível previamente determinado. No sistema de reposição continua, o ponto de pedido é calculado em função do consumo médio e do prazo de atendimento.

*Caixeiro viajante consiste em um vendedor visitar os clientes e verificar no local se está faltando mercadoria no estoque para que ele, em comum acordo com o cliente, tire o pedido. O sinal de demanda, no caso a falta de mercadorias é identificado pelo caixeiro viajante, com a resolução das comunicações, este sistema esta desaparecido. Nos contratos de compra o processo de compra é iniciado em função de uma necessidade de produção. No contrato de fornecimento, quando o material se faz necessário, o próprio computador emiti e envia a ordem de compra chamado de contrato de fornecimento.

O departamento de compras ganha mais visibilidade dentro da organização quando começam a ver:

• O que;
• Quanto;
• Quando e;
• Quando comprar.

Assim começa a assumir condição de sobrevivência.

Duas estratégias operacionais que irão definir as estratégias de aquisição de bens materiais.

→Verticalização – quer dizer que a empresa produzirá tudo o que puder, o pelo menos tentará produzir.

Ex: A Ford, que produzia aço, o vidro, centenas de componentes, pneus e até a borracha para a fabricação dos seus automóveis.

→Horizontalização – consiste na estratégia de comprar de terceiros o máximo possível dos itens que compõem o produto final ou os serviços de que necessita.

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Recurso de material

Recurso de material

A administração de recursos patrimoniais cuida de uma parte dos materiais, ou seja, dos recursos patrimoniais ( os bens necessários para a empresa operar, criar valor e proporcionar satisfação ao cliente).

Os recursos materiais e patrimoniais são geridos separadamente por causa de sua complexidade.

Recurso é tudo aquilo que gera ou tem capacidade de gerar riqueza, no sentido econômico do termo.

Material é a designação genérica de móveis, equipamentos, componentes sobressalentes, acessórios, utensílios, veículos em geral, matérias- primas e outros bens utilizados ou passíveis de utilização nas atividades da entidade.

Material permanente tem duração à dois anos, levando-se em consideração os aspectos de durabilidade, fragilidade, perecibilidade, incorporabilidade e transformabilidade.

Carga patrimonial é o conjunto de materiais permanentes sob a responsabilidade do titular de uma unidade administrativa.

Registro patrimonial (registrar é cadastrar o bem em alguma planilha ou programa específico descrevendo suas características e todas as informações sobre o bem.

Tombamento é incluir um bem no “controle de patrimônio” da entidade colocando uma etiqueta com código no bem. Os itens que não poderem ser tombados serão relacionados, entretanto, todos os que puderem ser tombados, deverão ser.

O tombamento auxilia a existência de controles dos bens instalados na instituição.

RESPONSABILIDADE

É dever de o servidor zelar pela conservação, guarda e uso do material que lhe for confiado, sendo responsabilizado por desaparecimento, bem como por dano que causar ao mesmo, esteja ou não sob sua guarda.

O servidor será responsabilizado por desaparecimento, bem como por dano que causar ao patrimônio que estiver sob sua responsabilidade, esteja ou não sob sua guarda.

→Cabe exclusivamente ao departamento de material e patrimônio a guarda do material permanente, ocioso, recuperável, irreparável ou antieconômico.←

A administração do material corresponde no seu todo ao planejamento, organização, direção, coordenação e controle de toda as tarefas necessárias a definição de qualidade, aquisição, guarda, controle e aplicação dos materiais destinados as atividades operacionais de uma organização. Essas atividades são:

• Compras;
• Cadastramento;
• Recebimento;
• Armazenagem;
• Transporte;
• Gestão de estoque;
• Requisição de materiais;
• Inventário.

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